共有ドライブについて

共有ドライブについて

Google 共有ドライブは、複数の管理者を立ててファイルを管理することができるスペースです。 マイドライブとは異なり、共有ドライブ内のファイルは、複数のメンバーを管理者設定すれば、 一人管理者がいなくなっても引き続きそのファイルを管理することができます。

共有ドライブの利用方法は、以下をご参考ください。
共有ドライブでファイルを共有する（google社のサイト）
共有ドライブ　スターターガイド（google社のサイト）

利用上の考慮点

1. 共有ドライブのメンバーには、keio.jp 以外の Googleアカウントを持つメンバーを追加することはできますが、keio.jp で Google Workspace(ドライブ)を利用できるメンバー※ が最低1名は必要です。
   （この条件を満たさない場合、チームドライブを利用できなくなる可能性があります。）
   ※ 慶應義塾に在学または在職しており、Google Workspace(ドライブ)が利用できる方が該当します。

2. 共有ドライブには、データ容量制限があります。不要なデータについては、適宜整理のご協力をお願いいたします。詳細は、こちら をご覧ください。

3. ご自身だけを管理者として設定した場合、離籍してしまうと他のメンバーでは管理できなくなりますので、ご注意ください。

4. クラウドストレージに関する運用ポリシーの見直し（2025年2月7日 学内理事懇談会）に伴ない、共有ドライブの「作成」は 教職員のみ に制限されました（学生は「作成」はできませんが、利用は可能です） 。なお、今後は申請制（教職員のみ）に移行する方向です。義塾テナント全体に容量制限がかかっておりますので、何卒ご理解・ご協力のほど、お願い致します。
   （参考） Google Workspace for Education の保存容量（google社のサイト）
   （2025年 2月10日 追記）

共有ドライブの設定について

共有ドライブ内の全体に対するアクセス及びロール権限の設定を行うことができます。
設定は、共有ドライブ名を右クリックして「共有ドライブの設定」を選択してください。

1. 慶應義塾 外のユーザーにファイルへのアクセスを許可する
   慶應義塾のテナント外（keio.jp以外）のユーザーのアクセスを制御できます。外部のユーザーの方のアクセスを許可しない場合、チェックを外してください。
   ※既に慶應義塾へ共有を許可しているファイルフォルダがある場合、
   　ビジターアカウントとして招待されているユーザーは、「このドライブは、慶應義塾外で共有できないよう設定されています」
   　一般的なアクセスは「この共有ドライブの設定により、慶應義塾 外とは共有できません。」と表示され共有が無効化されます。
   
   【確認方法】
   対象のファイルを右クリックして「共有」→「共有」を選択してください。
   

   慶應義塾 外のユーザーにファイルへのアクセスを許可しない場合

2. 共有ドライブのメンバー以外のユーザーにファイルへのアクセスを許可する
   登録されているメンバー以外のユーザーのアクセスを制御できます。メンバー以外のアクセスを許可しない場合、チェックを外してください。
   ※既にメンバー以外へ共有を許可しているファイルフォルダがある場合、
   　「この共有ドライブの設定により、メンバー以外とは共有できません。」と表示され共有が無効化されます。
   
   【確認方法】
   対象のファイルを右クリックして「共有」→「共有」を選択してください。
   

   共有ドライブのメンバー以外のユーザーにファイルへのアクセスを許可されていない場合

3. コンテンツ管理者にフォルダの共有を許可する
   コンテンツ管理者の方も共有設定の変更を認めるかどうか制御できます。
   共有設定は管理者のみに限定したい場合、チェックを外してください。
   （コンテンツ管理者は設定項目がグレーアウトとなり設定ができない状態になります。）
   
   【確認方法】
   対象のファイルを右クリックして「共有」→「共有」を選択してください。
   

   コンテンツ管理者にフォルダの共有を許可しない場合

4. 閲覧者およびコメント可の閲覧者にファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可する
   当該共有ドライブ階層下の各ファイルのダウンロード、印刷、コピー機能を制御できます。
   ファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可しない場合、チェックを外してください。
   
   【確認方法】
   1. 対象のファイルを右クリックして「共有」→「共有」を選択してください。
      ※管理権限がある方のみ確認することができます。

   2. 共有画面の「歯車マーク」を押下すると、ダウンロード、印刷、コピーができない設定を確認することができます。
      「閲覧者（コメント可）と閲覧者はこの共有ドライブ内のファイルをダウンロード、コピー、印刷できません」と表示されチェックが外れ無効化されます。
      （設定項目がグレーアウトとなり設定ができない状態です）

      

      閲覧者（コメント可）にダウンロード、印刷、コピーの許可しない場合